Аутсорсинг кадрового учета и делопроизводства, 2010 год — Аналитика

Рейтинг компаний в области аутсорсинга учетных функций, 2010

Неизвестная бухгалтерия

Вартан Ханферян

Доминирование небольшого числа крупных компаний делает российский сектор аутсорсинга учетных функций весьма похожим на рынок аудиторских услуг. Однако причины для подобной концентрации заметно отличаются

Аутсорсинг бухгалтерских и прочих административных служб в практике российских компаний дело не новое – рынок этих услуг зародился еще в начале 90-х гг. Сегодня потенциальным клиентам не сложно передать на аутсорсинг почти весь «беловоротничковый» функционал, в том числе ИТ, корпоративную связь, управление производством, подбор кадров, административно-хозяйственную деятельность, транспорт, логистику и другие не менее важные бизнес-процессы. Особое место в этом перечне в силу их критической значимости для ведения бизнеса занимают учетные (финансовые) функции. Об этом в частности свидетельствует данные первого рейтинга компаний в области аутсорсинга функций учета, подготовленного агентством «Эксперт РА».

Впрочем, обо всем по порядку. Результаты первого исследования показали, что, не смотря на свою относительную зрелость (более 15 лет развития), сектор аутсорсинга учетных функций пока остается весьма небольшим по своим размерам. Фирм, обеспечивающих аутсорсинг учетных функций, появилось не много, а масштабной практикой этих услуг занимается всего около дюжины компаний. Большая часть из них представлена в нашем списке. В России пионерами аутсорсинга функций учета, как и многих других видов аутсорсинга, были иностранные фирмы. Так, в 1994 году свои услуги иностранным фирмам, работающих на территории России начала предлагать международная компания Intercomp Global Services.

Всего в рамках исследования были собраны сведения о примерно 80 компаниях, специализирующихся на аутсорсинге учетных функции, а их совокупная выручка по итогам 2009 года составила 3,2 млрд рублей (см. график 1). Для сравнения, суммарные доходы ста крупнейших игроков рынка аудиторско-консалтинговых услуг в 2009 году составили свыше 59 млрд рублей. Также на рынке аутсорсинга учетных функций работает еще несколько крупных структур в области аутсорсинга, не принимавших участие в рейтинге (UCMS Group, АБУ, АВЕНИР, ФБК). Остальная часть рынка представлена АКГ и небольшими консалтинговыми и бухгалтерскими фирмами.

Важной характерной чертой сектора служит высокая концентрация бизнеса: почти половина совокупной выручки компаний рейтинга приходится на пять фирм. В этом отношении рынок аутсорсинга учетных функций сильно напоминает рынок аудита. Однако во всем остальном они мало друг на друга похожи. В отличие от аудита спрос, на который в огромной мере диктуется требованиями законодательства, объем и структура рынка аутсорсинга учета целиком зависят от текущих рыночных условий.

Доминирование крупных компаний в секторе аутсорсинга учетных функций участники рейтинга в первую очередь связывают с невысоким уровнем проникновения аутсорсинга учета в российскую бизнес-среду. Основными потребителями аутсорсинга учетных функций являются иностранные компании и крупный российский бизнес. Компании среднего и малого бизнеса обращаются за этими услугами реже. Учетные функции – это «альфа и омега» любого бизнеса. Допустить постороннего к информации о всех финансовых потоках компании причем не на разовой, как это имеет место в случае аудита, а на постоянной основе пока готовы лишь немногие компании с полностью прозрачным, легальным бизнесом. Не стоит снимать со счетов и то, что для некоторых компаний в первую очередь провинциальных критическим фактором может быть стоимость услуг аутсорсеров.

В этой связи отечественный бизнес находит различные альтернативы классическим услугам аутсорсинга учета. Например, для крупного бизнеса характерно создание собственных сервисных центров по комплексному бухгалтерскому обслуживанию зависимых предприятий. К преимуществам такой формы относят обеспечение единых стандартов учета, экономии фонда оплаты труда, а также независимость бухгалтерии от менеджмента. «При аутсорсинге компаний холдинга повышается прозрачность и качество бухучета, растет эффективность работы бухгалтерских подразделений, когда одно и то же число бухгалтеров обслуживает большее количество юридических лиц. Кроме того, снижается вероятность искажения данных, повышается их достоверность, улучшается система внутренних контролей», - поясняет Алексей Митенков, генеральный директор ООО «ОМК-Аудит», общего центра обслуживания группы «ОМК».

Для малого же бизнеса, на рынке сейчас можно найти ИТ-решения (специализированное ПО+Интернет), позволяющих регулярно готовить и сдавать отчетность без личного присутствия. Это специальные сервисы SAAS (Software as a servise) не требующие специальных знаний в бухгалтерии, позволяющие создавать первичную документацию (счета, акты, накладные) и обеспечивающие автоматическое формирование отчетности и ее отправку. «Уникальность технологии в том, что предпринимателю не нужно устанавливать ПО, а работать можно с любого компьютера, подключенного к интернету, на любой операционной системе, в любом браузере. Данные хранятся на удаленных серверах за рубежом, в зашифрованном виде. При этом предприниматель платит только за доступ к сервису и поэтому может сократить расходы на бухгалтерию», - описывает преимущества услуги генеральный директор ООО «Мое дело» Максим Яремко. Стоимость такого сервиса действительно мала, и, по словам основателя этого проекта, колеблется в пределах 100$, в зависимости от вида организации (ООО или ИП) и наличия сотрудников.

Как бы то ни было, в погоне за оптимизацией бизнеса, отечественные компании постепенно меняют отношение к необходимости передачи учета на аутсорсинг, что, в свою очередь, способствует развитию рынка аутсорсинга. Во всяком случае, об этом свидетельствует доходы участников рейтинга, которые продолжили свой рост не смотря на кризис, снижение зарплат бухгалтерских специалистов (по словам участников в два раза), а также изменение ценовой политики провайдеров аутсорсинга.

По итогам 2009 года прирост совокупной выручки от аутсорсинга учетных функций составил примерно 20%. Среди участников рейтинга, лишь десять компаний имеют отрицательный прирост дохода. Основной фактор, способствующий развитию рынка – увеличение финансовой прозрачности компаний. «Если раньше бухгалтерия была очень закрытым организмом, то сейчас ситуация меняется. Мы бесконечно далеки от Запада в этом вопросе, но положительный тренд на сегодняшний момент прослеживается. Компании начинают понимать, что, отдав на аутсорсинг непрофильные функции, они получают не только независимость от конкретных людей внутри компании, но и более опытных специалистов, «заточенных» на определенные задачи. К тому же, чаще всего, аутсорсинг выгоден с экономической точки зрения» - поясняет генеральный директор АКГ «ФинЭкспертиза» Агван Микаелян.

К другим факторам роста рынка, участники рейтинга причисляют развитие технологий и коммуникационных систем, обеспечивающих дистанционное обслуживание независимо от расположения клиента и аутсорсера. Это дает возможность работать с регионами и может обеспечить приток новых клиентов. К тому же, спрос на инструменты аутсорсинга должно обеспечить и развитие современных методов управления, внедрение в практику отечественного бизнеса западных технологий и технологических преимуществ.

Преимущественный сервис

Аутсорсинг бизнес-процессов строится на простом принципе: если при организации/ведении дела нет возможности выполнить (или выполнить эффективно) определенный процесс, то лучше передать его на исполнение тому, кто сможет сделать лучше и дешевле.

Этот общий принцип полностью приложим и к аутсорсингу учетных функций. При принятии решения о передаче учетных функций на аутсорсинг любой компании приходится взвесить две группы факторов. На первой чаще весов: риски связанные с конфиденциальностью и стереотипы, существующие в деловой среде. На второй: избавление от непрофильных процессов, экономия на персонале, оборудовании и ПО, снижение рисков, связанных с ведением учетных функции внутри компании.

По словам вице-президента по развитию бизнеса компании Intercomp Global Services Сергея Бучина, сегодня для многих российских компаний вторая чаша становится все более весомой. «Интерес к аутсорсингу растет – компании начинают рассматривать его как инструмент для повышения управляемости и снижения издержек, при этом ломаются стереотипы, что все нужно держать у себя», – поясняет г-н Бучин.

Роль «ледокола» в ломке стереотипов играют базовые преимущества аутсорсинга перед внутренней организацией функций учета. Во-первых, как уже говорилось, это возможность оптимизации затрат и повышения качества учета. В силу специализации, наличия подготовленных специалистов, а также благодаря эффекту масштаба при выполнении однотипных операций сразу для нескольких заказчиков, провайдер может выполнить функции учета дешевле. Во всяком случае, по словам участников рейтинга, не дороже чем содержание заказчиком специалистов при их не полной загрузке. «Содержать в штате главного бухгалтера, помощника бухгалтера и специалиста кадровой службы обойдется (с учетом налогов, расходов по установке и обновлению ПО, повышению квалификации, компенсации обедов, аренде офиса) в весьма круглую сумму. С учетом среднерыночных ставок по оплате труда, можно выйти на цифру около 200 тыс рублей в месяц, или 2,4 млн рублей в год. Но аналогичный объем работы может быть реализован профессиональным провайдером за 70 тыс рублей в месяц, что составит 840 тыс рублей в год», – рассказывает коммерческий директор ООО «Бухгалтерская Компания «Константа» Сергей Заволокин. Иными словами, выгода заказчика вполне очевидна, плюс к тому он избавляется от расходов на дополнительные рабочие места, оборудование, инсталляцию и поддержку специального ПО.

Не менее важным  преимуществом аутсорсинга является повышение качества и надежности функций учета за счет специализации провайдера. «При решении похожих задач аутсорсеры уже накопили большой опыт и могут использовать новейшие технологии и высококвалифицированный персонал», – считает Сергей Бучин. Также провайдеры имеют возможность более эффективно организовать время специалистов. Полная загрузка специалиста достигается за счет его включения в обслуживание одновременно нескольких клиентов.

Во-вторых, передача учета на внешнее исполнение позволяет заказчику сфокусироваться на основной деятельности, уделяя больше внимания главным целям, развитию технологий и удовлетворению потребностей клиентов.

В-третьих, применение аутсорсинга позволяет уменьшить риски клиента, прежде всего связанные с человеческим фактором. Проблемы с  больничными, отпусками, прогулами или нелояльностью сотрудников, выполняющих функции учета по сути выводятся за бизнес-периметр компании, и замещаются жесткими договорными обязательствами между заказчиком и исполнителем, который несет материальную ответственность за результат и своевременность выполнения работ.

Среди других преимуществ, снижающих риски, участники рейтинга отмечают высокий уровень конфиденциальности при работе с информацией заказчика. Без доверия и солидной репутации, развиваться и удерживать клиентов в этом бизнесе не реально, поэтому данный аспект деятельности всегда находится под самым пристальным контролем со стороны компаний-аутсорсеров и уже стал неотъемлемой частью культуры аутсорсингового бизнес-сообщества.

Наконец, аутсорсинг учетных функций может быть весьма необходимым на начальном этапе бизнеса, при создании startup или выходе на новый рынок. Так, при открытии представительства или дочерней организации, необходимость найма специалистов финансовой службы еще отсутствует, а функции в определенной степени уже нужно выполнять.

Фабрика учета

Услуги аутсорсинга учетных функций можно условно разделить на несколько типов. Каждый из них имеет свой уровень популярности на отечественном рынке.

Наиболее востребован сейчас аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета, предполагающей бухгалтерское обслуживание клиента на постоянной основе. Услуги данного включают выполнение провайдером функций главного бухгалтера, полное ведение бухгалтерского и налогового учета или отдельных участков бухучета, подготовку годовой отчетности, а также предоставление проектных услуг по проверке и восстановлению учета, инвентаризации товарно-материальных ценностей и основных средств, разработке учетной политики и т.д.

В России это наиболее емкое направление аутсорсинга функций учета. На его долю по итогам 2009 года приходится 45% (примерно 1,3 млрд рублей) совокупной выручки участников рейтинга (см. график 2). Почти все компании из списка крупнейших, предоставляют услуги по бухгалтерскому обслуживанию.

Главными потребителями аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета выступают предприятия нефинансового сектора и промышленных отраслей. Почти половина выручки, полученной от аутсорсинга учетных функций в рассматриваемых отраслях, приходится именно на обеспечение бухгалтерского и налогового учета (см. график 3). А вот финансовые институты прибегают к аутсорсингу учета бухгалтерии и налогов реже. Так, на долю выручки от данного вида услуг, полученной при работе участников рейтинга с банками, приходится всего 12% (см. график 4). По словам генерального директора аутсорсингового подразделения группы BDO в России Сергея Тиунова, причина низкой доли банков пользующихся услугами аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета связана с тем, что банковские стандарты учета принципиально отличаются от учета в других организациях, а их интерпретация часто меняется. «Кроме того, банковский учет сильно завязан на транзакции клиентов и на контрольные процедуры ЦБ РФ. Поэтому в наших сегодняшних условиях банковский бухгалтерский учет является скорее частью ключевых компетенций бизнеса, а не вспомогательным процессом. Такие ключевые компетенции никогда не подлежат аутсорсингу, поскольку являются основой бизнеса и  формируют добавленную стоимость», – резюмирует г-н Тиунов.

В целом спрос на комплексное сопровождение в области бухгалтерского и налогового учета продиктован стремлением бизнеса повысить свою производительность, снизить риски и оптимизировать затраты. «Производительность бухгалтера аутсорсинговой компании заведомо выше, чем бухгалтера внутри компании. Внешний бухгалтер не будет заниматься агрессивной налоговой оптимизаций (только налоговым планированием), не будет исправлять ошибки отдела продаж, не будет создавать массовку на совещаниях, и не будет прибегать по первому звонку (бесплатно), но будет работать по заранее согласованной процедуре. Поэтому аутсорсинг оправдан, когда есть стремление к высокой степени организации бизнеса, к четким правилам и процедурам, к снижению рисков и к концентрации на ключевом бизнесе», – Сергей Тиунов.

Высокий спрос на бухгалтерское сопровождение отчасти связан и с экономическим кризисом. В стремлении повысить эффективность, заказчики пытаются выбрать пути снижения затрат, больше концентрироваться на основной деятельности и развитии бизнеса. Возможность снижения затрат, а также наличие у провайдера отработанных технологий учета, придают аутсорсингу в посткризисный период дополнительную привлекательность. Стоит отметить также, что заметная доля спроса на аутсорсинг бухгалтерии формируется за счет работающих на территории России иностранных компаний и их представительств, для которых аутсорсинг давно стал стандартным инструментом эффективного бизнеса.

Аутсорсинг расчета заработной платы. Это второе масштабное направление: в 2009 году на его долю пришлось 22% совокупных доходов участников рейтинга. В случае с обеспечением расчета зарплат, компания-аутсорсер несет ответственность за выполнение операций по расчету зарплаты сотрудников, отпускных и больничных, компенсаций при увольнении, вознаграждений и выплат в денежной и натуральной форме; по ведению налоговых карточек (1-НДФЛ) и подготовке справок в налоговые органы (2-НДФЛ); по оформлению медицинских и страховых полисов.

Спрос в этом сегменте обусловлен все теми же причинами – сокращение расходов и оптимизация деятельности заказчика. Однако дополнительную популярность услугам обеспечивает стремление заказчика к конфиденциальности данной информации. «Кроме отказа от непрофильной деятельности и снижения издержек, клиенты часто преследуют цель повышения уровня конфиденциальности информации о выплачиваемых суммах. Вероятность утечки информации через бухгалтера аутсорсинговой компании, имеющего минимальные личные контакты с сотрудниками клиента близка к нулю», – комментирует генеральный директор компании «Норд Аутсорсинг» Станислав Лобанов.

Аутсорсинг подготовки финансовой отчетности. Данный вид учетных функций делится на два направления: подготовку отчетности по российским стандартам бухучета и международным стандартам финансовой отчетности. По итогам 2009 года, доля выручки участников рейтинга от рассматриваемых услуг составила 8% и 7% соответственно. Численность компаний, практикующих эти виды деятельности также не велика. Из общего числа фирм в списке, 28 компании имеют опыт аутсорсинга подготовки отчетности по РСБУ и 19 – опыт аутсорсинга подготовки отчетности по МСФО.

Не столь высокий уровень популярности этих направлений можно связать с тем, что подготовка финансовой отчетности зачастую входит в комплексное обслуживание по бухгалтерскому и налоговому учету и поэтому не приводится участниками рейтинга отдельно в структуре выручки. Подготовка же отчетности по МСФО является в принципе специфическим продуктом, требующим специальных знаний и опыта, который имеется не у многих компаний.

Тем не менее, здесь тоже существуют факторы спроса. К ним относятся экономия финансовых и временных ресурсов. «Если в штате компании нет сотрудника, обладающего достаточными знаниями и опытом в области МСФО, то функции по подготовке/проверке отчетности разумнее передать профессиональным специалистам. Кроме того, содержание специалиста по МСФО может обойтись дороже, чем услуги аутсорсинговой компании. Важным фактором является и то, что передавая функции по подготовке отчетности аутсорсеру, финансовым специалистам клиента не нужно отвлекаться от основной деятельности», – рассказывает руководитель департамента аудита АКГ «Бейкер Тилли Русаудит» Михаил Грибов.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства и учета. В рамках этого направления провайдеры аутсорсинга учета обеспечивают общепринятые в кадровом учете функции: оформление и расторжение трудовых отношений, оформление (и ведение записей) трудовой книжки, больничных листов, отпусков и командировок, формирование табелей учета рабочего времени, взаимодействие с государственными фондами.

Данный тип услуг, пока слабо развит в России. На его долю приходится всего 5% общего дохода участников рейтинга. При этом оказание данных услуги зачастую сочетается с услугами по расчету зарплат, или, в комбинированном виде включается в услуги по кадровому аутсорсингу. «Основная проблема развития данного типа услуг связана с узостью отечественного рынка. В России возможностями HR аутсорсинга пользуются преимущественно крупные компании, в то время как на долю малого бизнеса приходится совсем небольшой процент. При этом на Западе кадровым аутсорсингом практически в равной степени пользуется и крупный и малый бизнес, что в целом способствует развитию сферы аутсорсинговых услуг», – считает директор лизинговой компании АНКОР Ирина Авдонина.

Впрочем, спрос в этом сегменте скорей всего будет увеличиваться в силу тех же причин, по которым развитие получил и аутсорсинг бухгалтерского функционала. Прежде всего, речь идет об экономии на персонале и снижении рисков. Провайдер обеспечивает кадровый учет в полном соответствии с законодательством, что снижает риски клиента, по некорректному ведению кадрового учета и в случае трудовых споров.