Топ-10: аутсорсинг кадрового учета и кадрового делопроизводства, 2014 год — Аналитика

Аутсорсинг учетных функций, 2014 год

Очередной рэнкинг ведущих компаний, работающих на рынке аутсорсинга учетных функций, показал стабилизацию роста доходов в этом секторе услуг. За последний год спрос поддерживали постоянные клиенты, а драйверами развития служили изменения в нормах трудового законодательства, повышение объема учета и распространение лизинга персонала.

Вартан Ханферян

За те пять лет, что рейтинговое агентство «Эксперт РА» составляет рэнкинг ведущих аутсорсинг-провайдеров, объем рынка аутсорсинга функций учета возрос более чем в два раза: суммарная выручка компаний-участниц нынешнего списка по итогам 2013 года достигла 6,77 млрд рублей против 3,2 млрд рублей в 2009-м. Если учесть фирмы, которые в этом году не прислали анкеты, то обороты в этом секторе превышают 7 млрд рублей.

Результаты впечатляют: по своим объемам аутсорсинг учета вполне сопоставим, например, с услугами налогового консалтинга (объем выручки ведущих консалтинговых групп России в 2013 году составляет 7,8 млрд рублей). Это легко объяснимо: учет в бухгалтерии и кадрах – наиболее важная, хоть и непрофильная составляющая любого бизнеса.

В сравнении с показателями 2012 года динамика прироста суммарной выручки в 2013-м почти не изменилась и составила 24% (см. график 1). Напомним, что по итогам 2012 года общий доход участников рэнкинга увеличился на 23%. В предыдущие два года темпы роста составляли 17% и 13% соответственно.

Как в других секторах b2b-услуг (аудит, консалтинг, ИТ, оценка), замедление динамики обусловлено общеэкономической ситуацией. «В конце 2012 года в экономике завершился восстановительный рост. Достигнув предкризисного уровня ВВП и производства, темпы роста основных показателей в стране стали уменьшаться, снизился рост инвестиционной активности. А развитие нашей отрасли связано экономикой в целом. Спрос на аутсорсинг стремительно растет тогда, когда для бизнеса на первый план выходят вопросы повышения эффективности, управляемости и прозрачности, то есть в условиях динамичного рынка», – говорит Екатерина Булыгина, директор по развитию группы компаний «Аудит А».

Массовому спросу на аутсорсинг учета, который для отечественного бизнеса и государства по-прежнему не является чем-то привычным, ситуация на рынке сейчас не содействует. «В последние годы сегмент аутсорсинга функций учета растет как за счет зарубежных компаний, которые приходили на российский рынок – для них аутсорсинг является традицией, так и за счет повышения интереса к передаче непрофильных функций со стороны локальных предприятий. Однако в последнее время приток иностранного капитала в нашу страну снизился. Что касается российских компаний, то процесс перехода к аутсорсингу требует от них временных ресурсов, ведь передача внешнему провайдеру бухгалтерии, зачастую требует изменений ментальности и культуры управления бизнесом», – анализирует Людмила Шустерова, директор по стратегическому развитию компании BDO Unicon Outsourcing.

Впрочем, несмотря на текущие экономические условия, интерес к передаче внешнему провайдеру непрофильных функций в определенной степени повышался. Это происходит ввиду стремления хозяйствующих субъектов к оптимизации своих операционных расходов. Это объясняет, почему вопреки рыночной ситуации положительные темпы роста наблюдались по всем направлениям этого сектора услуг (см. график 2).

Стабилизационный фон

Традиционно наибольший объем выручки компаний-участниц рэнкинга приходится на комплексную услугу по ведению бухгалтерского и налогового учета: по итогам 2013 года общий доход составил здесь 2,6 млрд рублей или 42% от общей выручки по списку (см. график 3), а темпы его роста – 27%. Еще 2 млрд рублей приходятся на суммарные доходы, полученные от услуг в области расчета зарплат и ведения кадрового делопроизводства; их прирост составил за год 33%. Объем выручки, полученной от услуг регулярной подготовки отчетности по МСФО достиг в 2013 году 635,7 млн рублей, а от услуг подготовки отчетности по национальным стандартам – 419,6 млн рублей; темпы роста выручки по этим направлениям составили 21% и 33% соответственно.

Очевидно, что спрос на аутсорсинг-услуги поддерживается в большей степени за счет постоянных клиентов. Во-первых, по-прежнему весомый вклад в сохранение темпов роста выручки от аутсорсинга вносит иностранный бизнес в России – для нерезидентов модель аутсорсинга бизнес-процессов привычна. «Спрос на аутсорсинг учетных функций является следствием выхода западных компаний на рынок России, как на один из быстроразвивающихся рынков БРИКС. Они не готовы  погружаться в специфику российского законодательства, да и аутсорсинг для них привычная практика с очевидными преимуществами. По собственному анализу обращений к нам западных фирм за услугами, мы оцениваем повышение числа новых клиентов этой категории до 10%», – поясняет Георгий Горгонов, генеральный директор компании Unistaff Payroll Solutions.

«Особенно важен аутсорсинг для иностранных компаний, которым сложно привыкнуть к особенностям российского рынка труда. В России сотрудник может уволиться, известив работодателя всего за две недели до своего ухода. Если у сотрудника на этот момент остался неиспользованный отпуск, он может покинуть рабочее место прямо в день подачи заявления. Представьте себе, что это делает важный специалист юридического отдела или бухгалтерии, от которого зависят много проектов. Это нанесет компании огромный урон. А при аутсорсинге такое просто не может произойти. Более того, в России работникам не запрещено переходить на работу к конкуренту своего бывшего работодателя сразу же после завершения контракта. С чисто формальной точки зрения сотрудник может даже работать на двух конкурентов одновременно – по полставки на каждого. Все это создает риски, которых в аутсорсинге просто нет», – добавляет Ульф Шнайдер, генеральный директор группы компаний RUSSIA CONSULTING.

Во-вторых, ощутив преимущества и удобства аутсорсинга клиенту незачем от него отказываться. «В исследовании, которое мы провели в 2013 году совместно с компанией Intercomp и сообществом HeadHunter, основными факторами спроса на аутсорсинг учетных функций стали снижение зависимости от человеческого фактора, уменьшение нагрузки на финансовую и кадровую службы, а также снижение стоимости процессов. При этом, традиционно стоимость не являлась причиной перехода на аутсорсинг, однако теперь ее снижение более важно из-за необходимости повышения эффективности бизнеса. Респонденты исследования, которые уже используют аутсорсинг учетных функций в своей работе, считают, что он полезен в первую очередь для собственника (45%), затем для генерального директора (37%). Доля тех, кто видит плюсы для главного бухгалтера, составляет 10% от общего числа участников опроса», – рассказывает Александр Галин, руководитель маркетинговой практики UCMS Group Russia.

Кроме того при аутсорсинге соблюдаются повышенные требования к информационной безопасности, уменьшается несанкционированное распространение учетных данных у клиента. «Минимизация числа сотрудников с доступом к информации обеспечивает ее конфиденциальность: чем меньше тех, кто знает о размерах зарплат своих коллег, тем меньше эта информация циркулирует в компании. Модель аутсорсинга определяет у клиента строго необходимое число сотрудников для реализации процессов с участием провайдера и минимизирует свободный доступ к учетным данным у остальных сотрудников. Доступ есть только у тех, кому это нужно для работы. Таким образом, минимизация числа информированного персонала снижает риск несанкционированного распространения учетных данных», – поясняет Валентин Островский, ведущий эксперт компании Intercomp. Вдобавок к тому, для соблюдения требований к информационной безопасности аутсорсинг-провайдеры используют технические средства защиты. «Не многие клиенты могут позволить себе затраты на построение ИТ-инфраструктуры для высокого уровня информационной безопасности. В тоже время для аутсорсинг-провайдера такие ИТ-решения являются необходимым условием работы. Особенно если клиент использует комплексные решения, включающие основные учетные процессы: бухгалтерский и налоговый учет, кадровый учет и расчет зарплаты», – добавляет Валентин Островский.

В-третьих, перестаивать процесс учета обратно во внутреннее русло, после внешнего профессионального обслуживания для клиентских компаний может быть чревато издержками: найм и адаптация персонала, дополнительная нагрузка на собственных бухгалтеров и финансистов.

Технологическая надбавка

Еще один существенный фактор, формирующий определенный уровень спроса на аутсорсинг-услуги, – это внимание государства к соблюдению законов и развитие в компаниях процессов риск-менеджмента. Здесь, в частности, срабатывает ответственность провайдера за качество учетных процессов и их соответствие нормам законодательства, которая уменьшает административные и финансовые риски заказчика. «Речь идет о различных санкциях контролирующих органов при выявлении нарушений в учетных процессах. Если учет ведется собственными силами, то компания, обычно, не может компенсировать штрафы. Нередко сумма штрафа существенно превышает размер зарплаты сотрудника, допустившего ошибки, и работодатель не может компенсировать потери. А когда учет передается на аутсорсинг, то ответственность за ошибки или недостатки ведения учетных операций несет уже провайдер – он, как юридическое лицо, обязан возместить убытки клиента. Объем обязательств внешнего исполнителя за качество услуг более значителен, чем у сотрудника клиентской компании», – поясняет Островский.

Дополнительным и значимым фактором, определяющим потребность в аутсорсинге учета, является профессиональный потенциал провайдеров. Как считает Евгений Самойлов, управляющий партнер фирмы Baker Tilly Russaudit, в России до сих пор не хватает квалифицированных специалистов. «Конечно, они есть в Москве, но в регионах их до настоящего времени недостаточно. Например, мы знаем примеры, когда компании уже имели опыт найма сотрудников в штат организации и нередко такие специалисты работали до первой аудиторской проверки, в ходе которой выявлялась недостаточная квалификация. Дальше возникали проблемы общения с инвесторами или кредиторами, которые видели, как сильно менялась отчетность до и после проведения аудиторской проверки», – рассказывает Самойлов.

Недостаточный уровень знаний у бухгалтеров вызван, в том числе, постоянным совершенствованием особенностей бухгалтерского и налогового учета. Не все бухгалтеры и не всегда за этим поспевают. Как считает Алексей Кущенко, генеральный директор компании «СМАРТ+», частое изменение законодательства приводит к тому, что средний уровень знаний бухгалтеров снижается: «мы это видим особенно при найме новых сотрудников, которые с трудом проходят несложные тесты. К сожалению, многие бухгалтеры откладывают на потом изучение изменений в законодательстве и, по сути, не могут решать стоящие перед ними задачи на должном уровне. В связи с этим предприниматели обращаются к аутсорсинговым бухгалтерским компаниям, в которых изучение всех нововведений является обязательной частью работы. Более того, без соответствующих знаний сотрудники бухгалтерских компаний не смогут пройти внутреннюю аттестацию».

Стоит отметить, что не первый год увеличение выручки участников рэнкинга связано и с технологической составляющей аутсорсинга. В частности, с развитием сервисов и технических систем, упрощающих взаимодействие заказчика с аутсорсинг-провайдером и повышающих качество и скорость учетных операций. Например, по словам Людмилы Шустеровой, это проекты с использованием веб-порталов и систем управления расходами на командировки.

«В данном случае, мы говорим о росте рынка за счет увеличения компаний, отказывающихся от внутренних специалистов в пользу аутсорсинг-услуг. При ведении бухучета большинство компании осуществляют ввод данных в систему «вручную» силами специалистов финансовой службы. В крупных компаниях обработкой «первички» и вводом данных могут заниматься целые департаменты. Если же провайдер предложит решение быстрого ввода данных в учетную систему, например, через решение по оптическому распознаванию скан-копий первичной документации, то это позволит компании существенно сократить расходы на персонал, и она с большой вероятностью пойдет к нему на обслуживание», – приводит пример Валентин Островский.

Достоинства кадрового делопроизводства по модели SaaS отметили и в компании Unistaff Payroll Solutions: «Речь идет о предоставлении удаленного доступа к системе, настроенной провайдером для самостоятельного кадрового делопроизводства клиентом. При работе в такой системе нет необходимости двойного ввода информации; сокращается количество непреднамеренных ошибок при заведении информации, поскольку система позволяет выявить грубые ошибки; обеспечивается единое пространство хранения всей информации, а не в разрозненных источниках (MS Excel, MS Outlook, MS Word и т.д.)», – рассказывает Георгий Горгонов.

«Помимо гибкости для клиента, SaaS, как гибридная модель, обеспечивает прозрачность сервисов. Классический аутсорсинг – это черный ящик: клиент отдает нам  какую-то информацию и получает что-то на выходе. Но благодаря технологии SaaS, все становится прозрачным. Клиент в любой момент может войти в систему и посмотреть, как именно происходит процесс. А ведь для многих отечественных заказчиков именно прозрачность аутсорсинга является важным психологическим фактором. Сейчас происходит настоящий прорыв в удобстве, надежности, безопасности и скорости обмена информацией, который переводит совместную работу клиента и провайдера на иной уровень качества», – добавляет Александр Галин.

Новая волна

Помимо основных перечисленных выше стимулов роста, необходимо отметить, что в 2013 году на рынок аутсорсинга учетных функций воздействовал и ряд специфических факторов, которые обеспечивали аутсорсинг-провайдерам выход на потенциальную клиентуру. Так, например, у аудиторских компаний практика аутсорсинга получает дополнительное развитие за счет пула клиентов, которые обращаются за аудиторской проверкой, или наоборот отказываются от необязательного аудита в пользу внешнего обслуживания, включающего подготовку бухгалтерской и налоговой отчетностей.

Для других провайдеров такой пул заказчиков формируется в силу тесного сотрудничества с компаниями в области лизинга персонала или аутстаффинга. Здесь закономерность роста аутсорсинг-провайдера обеспечена развитием бизнеса лизинговой компании. Например, в этой связке рост объема работ по кадровому делопроизводству аутсорсинг-компании, является следствием растущей численности персонала, предоставляемого в аренду лизингодателем. «Чем больше сотрудников в штате лизинговой компании, тем больше документов о доходах обслуживает аутсорсинг-провайдер. Наиболее ощутимый вклад в развитие сегмента кадрового делопроизводства и расчета зарплат при таких проектах сейчас вносят крупные зарубежные компании. При этом аутсорсинг-провайдер не оказывает услуг лизинга и аутстаффинга, а только ведет расчет зарплаты и кадровый учет», – уточняет Наталия Новоженина, генеральный директор компании «АНКОР Учетные функции».

Кроме этого дополнительная работа по учету кадров связана с появлением в 2013 году новых направлений услуг, оказываемых в рамках аутсорсинга, – консультаций по охране труда и воинскому учету для крупного и среднего бизнеса: «Мы ведем поддержку клиентов по части создания и поддержания документации по охране труда (включая все необходимые инструкции и положения), заполняем журналы, организуем проведение обучения и инструктажей, отслеживаем изменения законодательства, чтобы своевременно вносить правки в клиентские инструкции. То же самое относится и к организации воинского учета: пишем планы, ведем учет военнообязанных, направляем документацию в военкоматы и делаем всю техническую работу по подготовке документации для сверок», – делится опытом Наталия Новоженина.

Кстати, в ближайшем будущем аутсорсинг кадрового учета и делопроизводства должен получить дополнительный стимул развития. Он связан с новеллами трудового законодательства, которые повышают ответственность бизнеса и требуют от учетчиков-исполнителей специфических знаний. Действие этого фактора участники отмечают уже и по итогам 2013 года: клиенты стремятся передать ведение кадрового учета аутсорсинг-провайдерам из-за усиления внимания со стороны государства к соблюдению норм трудового законодательства и охраны труда. «С одной стороны это выражается в принятии новых законов в части специальной оценки условий труда, использования заемного труда, а также ввода в действие профессиональных стандартов. Так, федеральным законом от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» были внесены новые положения в Кодекс об административных правонарушениях, ужесточающие ответственность за нарушения требований по охране труда. Кроме того, с 1 января 2016 года вступает в силу закон, фактически устанавливающий запрет на заемный труд. Помимо этого, постановлением Правительства от 22 января 2013 года №23 «О правилах разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов», в действие вводятся профессиональные стандарты. В совокупности все это значительно усиливает ответственность работодателей, а также требует более высокой квалификации сотрудников в области управления персоналом, что создает предпосылки для передачи на аутсорсинг данной высокорискованной, но не профильной для бизнеса функции», – объясняет Татьяна Модеева, генеральный директор компании Acsour. Сохраняется и вероятность роста стоимости услуг по кадровому делопроизводству. «Ведение кадрового учета в России сопровождается большим документооборотом, и, как правило, на выполнение этой функции у аутсорсинг-провайдеров уходит большее количество ресурсов, чем на расчет заработной платы. Это вынуждает повышать стоимость ведения кадрового делопроизводства», – добавляет Татьяна Модеева.

Вечная истина

Перспективы дальнейшего развития аутсорсинга в России связаны с рядом факторов. В первых рядах – постоянные и частые изменения в законодательстве и нормах бухгалтерского и налогового учета, на изучение которых сотрудники бухгалтерских служб тратят немало времени. При этом, согласно вступившим в силу изменениям федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»¹, ответственность за достоверность учета и отчетности, за их своевременность, за финансовый результат и эффективность деятельности приходится на директора компании.

«Совершенно верно, законодательство меняется и бухгалтеру нужно много времени на изучение и консультации, но не факт, что изученное будет качественно освоено и своевременно применено. Поток информации растет, а время фиксировано, но руководителю сложно понять, нужно ли для качественного бухучета дополнительное время или пора удвоить штат бухгалтеров. Есть регулярные хозяйственные операции, освоенные бухгалтерией, и есть разовые, но серьезные, например, получение возмещения НДС, оформление льгот по страховым взносам, – бухгалтер потратит на эти вопросы очень много времени, но не всегда получит результат. При этом бухгалтер или главный бухгалтер, как и любой другой сотрудник, вправе уволиться, а руководитель экономического субъекта единолично несет ответственность за достоверность его финансового положения на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств», – уточняет Елена Устинова, генеральный директор компании «БизнесФинансКонсалтинг».

Здесь как раз и реализуются одни из главных потребностей передачи части функций внешним провайдерам: содержать участки бухгалтерии в соответствии с нормами и в надлежащем качестве, избежать авралов, а также рисков по найму новых специалистов (подбор, адаптация, испытательный срок). Неплохо – если человек подойдет; хорошо – если адаптируется; отлично – если справится с работой и будет доволен оплатой труда. Но есть вероятность и обратного. Однако рисков можно избежать – все это, как правило, отсутствует при передаче тех или иных участков учета внешнему профессиональному провайдеру и остается только договориться о цене.

«Консультации у провайдера будут эффективны, если квалификации бухгалтера достаточно, чтобы понять проблему и суметь сформулировать вопрос, на который нужен ответ. В этом случае при небольших расходах на консультирование повышается вероятность достоверности учета и отчетности. Максимально эффективно, если провайдеру поручается не только консультации, а полное решение вопроса: одно дело консультация по НДС, когда результат не гарантирован, и другое – возмещение НДС, результатом чего являются вернувшиеся деньги. Если у компании объемный документооборот и большой список номенклатуры по однотипным операциям, то эффективной будет передача внешнему провайдеру функции ведения учета и формирования отчетности на основе первичных документов, подготовленных или введенных в базу сотрудниками компании. Ввод первичных документов ведется бухгалтерами компании, от которых требуется знание своего участка (это может оказаться дешевле, чем выполнение тех же работ внешним провайдером, хотя не исключается и обратный вариант). Затем вся работа по сведению данных и формированию отчетности выполняется квалифицированными работниками внешнего провайдера. В результате получены достоверные учет и отчетность, и рациональные затраты. Что касается передачи всех функций бухгалтерской службы (от подготовки первичных документов и платежных поручений, до учета и формирования отчетности), то она эффективна по ряду причин: заказчик освобождается от рутинной работы с документами и проблем с контролирующими органами; концентрируется на вопросах качества и эффективности своего бизнеса», – рассказывает Елена Устинова.

Это все допустимо при условии, что аутсорсинг-провайдер работает оперативно и качественно: учитывает типичность операций, регламенты бизнес-процессов и особенности заказчика; обеспечивает достоверный и своевременный учет, согласно стандартам качества и ответственностью, заложенным в договоре; находится на связи; окружает себя грамотными сотрудниками и следит за соответствием их квалификации выполняемым задачам.

Что же касается воздействия на рынок новых клиентов, то оценить их приток пока не представляется возможным в силу закрытого характера данной информации. Но очевидно, что в текущих экономических условиях он пока не столь активен. Вероятно, что более характерным для рынка аутсорсинга скорее становится переход клиентов от одного аутсорсинг-провайдера к другому, нежели привлечение новичков.

¹ Согласно последним изменениям федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете», (редакция Федеральных законов от 28.06.2013 №134-ФЗ, от 02.07.2013 №185-ФЗ, от 23.07.2013 №251-ФЗ, от 02.11.2013 №292-ФЗ, от 21.12.2013 №357-ФЗ, от 28.12.2013 №425-ФЗ).