«У нас специфическая область закупок. Ранее наша компания проводила только закрытые закупочные процедуры. Сказать объективно, является ли цена данной закупки адекватной рынку или нет, мы не могли»

Александром Зверевым, Начальник управления по организации тендеров ОАО «Глобалстрой Инжиниринг»

– Какие факторы обусловили внедрение вашей компанией закупок в электронной форме?

– У нас специфическая область закупок. Ранее наша компания проводила только закрытые закупочные процедуры. Пул поставщиков у нас не менялся, он был постоянным в течение многих лет. И, соответственно, контролем цен занимались непосредственно наши специалисты. Среди поставщиков открытой конкуренции не было, и сказать объективно, является ли цена данной закупки адекватной рынку или нет, мы не могли. Обширного мониторинга предложений не проводилось. У нас были долгосрочные договоры с крупнейшими производителями, например, трубной продукции. Но среди них, как мы сейчас поняли, тоже есть конкуренция. Они не являются монополистами. И они готовы конкурировать за наши заказы.

Но наступил момент, когда руководство компании приняло решение внедрить применение конкурентных закупок. Наша компания сама выступает в качестве подрядчика таких крупных компаний, как ЛУКОЙЛ, Роснефть, Газпром. Заказчики после кризиса стали все больше использовать в подрядных контрактах систему с фиксированной ценой. Поэтому и нам в свою очередь пришлось задуматься о минимизации стоимости закупок. Перед нами стояла задача максимально повысить конкуренцию среди наших поставщиков по закупаемой номенклатуре. И, как следствие, усилить наши конкурентные позиции при участии в тендерах наших крупных заказчиков.

– Не могли бы вы рассказать, как проводился выбор оператора ЭТП?

– После принятия решения руководства, что мы проводим открытые закупки, была создана рабочая группа для тестирования ЭТП. Такой инструмент, как ЭТП, был избран для реализации этого решения изначально, поскольку он в полной мере соответствовал заявленным целям – открытости, прозрачности, конкуренции, привлечению новых поставщиков и увеличения их числа. Для проведения мониторинга были выбраны четыре ЭТП: B2B-Center, Фабрикант.ру, Сбербанк-АСТ и Росэлторг.

– Какие критерии отбора вы использовали?

– Мы руководствовались следующими критериями: максимальное количество участников процедуры, критерий стоимости услуг – и для нас, и для поставщиков, удобство использования и функциональность ЭТП для специалистов, которые непосредственно занимаются проведением электронных процедур закупки – простота, удобство. Также мы проводили опросы своих поставщиков, насколько им удобно работать с той или иной площадкой. Мы размещали одновременно реальные тестовые закупки по определенным видам номенклатуры на всех четырех площадках и уже смотрели, сколько участников к нам придет. В итоге выбор свелся к B2B-Center и «Фабриканту». От услуг двух остальных площадок было решено отказаться, поскольку на них по нашим пробным торгам была очень низкая явка участников. Численность участников на разных площадках отличалась в три-четыре раза по нашей номенклатуре, в частности, по металлопрокату. Две площадки, между которыми осуществлялся окончательный выбор, очень существенно отличались по данному показателю от двух отклоненных. 

– С чем вы связываете возникновение такого разрыва?

– Например, на «Фабриканте» закупки проводит ГК «Росатом». Соответственно, пул поставщиков, предлагающих необходимую нам номенклатуру металлопроката, уже сформирован. Зато по определенным видам оборудования для нефтедобычи «Фабрикант» вообще не давал результатов, а на B2B-Center приходило хотя бы три-четыре поставщика. Я могу предположить, это связано с тем, что на этой площадке проводит закупки ОАО «Башнефть».

– Как определялся победитель?

– Мы проводили второй этап тестирования с февраля по апрель 2013 года уже на этих двух площадках, размещая закупочные процедуры. Также мы собирали отзывы наших специалистов и наших поставщиков о том, на какой из этих двух ЭТП им удобнее работать. И по этому параметру преимущество получила ЭТП B2B-Center. Она оказалась более современной, автоматизированной и функциональной. Кроме того, мы смотрели на соотношение между объявленными на площадке закупками и процедурами, которые завершились выбором поставщика. На «Фабриканте» эта статистика оказалась похуже – здесь были процедуры с нулевым числом участников. В конце концов, мы выбрали B2B-Center, хотя у «Фабриканта» было более привлекательное предложение по стоимости услуг, как для нас, так и для поставщиков.

В июле 2013 года мы подписали с ЭТП B2B-Center договор на один год. И сейчас стараемся максимальное число закупок размещать на этой ЭТП. В настоящее время мы проводим порядка 50% открытых закупок на этой площадке. Причем всего полгода тому назад мы проводили в электронной форме всего 20–30% открытых закупок. В дальнейшем мы постараемся полностью вывести наши закупки на ЭТП – такая задача перед нами поставлена. Но мы будем решать ее планомерно.

– Насколько глубокую интеграцию с ЭТП вы осуществляете?

– Мы не рассматриваем планы по интеграции площадки с внутренними учетными системами, однако есть идеи по разработке дополнительных сервисов в рамках ЭТП, которые могут стать важным элементом процесса закупки.

– Вы изначально были ориентированы на сотрудничество только с одной площадкой?

– Мы думали над тем, чтобы закупки по разным видам номенклатуры проводить на разных площадках, где уже сформировались соответствующие пулы поставщиков. Я уже говорил, что на «Фабриканте» результаты закупок металлопроката, с точки зрения среднего числа участников закупки, были лучше, чем на B2B-Center в три-четыре раза, поэтому у нас была идея проводить закупки этой продукции на «Фабриканте». Но в конечном итоге решили проводить все закупки на одной площадке, поскольку она оказалась наиболее удобной для работы, по мнению наших специалистов. Нам показалось, что выбранная нами площадка была немного лучше с точки зрения автоматизации процессов. Что касается задачи «держать ЭТП в тонусе», как мне кажется, они сами понимают, в какой конкурентной среде они работают. А размещать одну и ту же номенклатуру на нескольких площадках параллельно я считаю нецелесообразным. Наши поставщики если идут на какую-то ЭТП, чтобы участвовать в наших закупках, то идут в основном на одну площадку. Наши поставщики специально звонили нам и спрашивали, на какой площадке им регистрироваться. Некоторые уже работали на других площадках, но вслед за нами сменили ЭТП. Заказчик, как правило, прибивается к какой-то одной ЭТП.

– Почему вы решили сотрудничать с независимым оператором ЭТП, а не стали создавать собственную площадку?

– Мы такой вариант изначально также рассматривали. Но пока от него отказались. На данном этапе нам важнее адаптироваться к изменениям в нашей закупочной политике, приобрести необходимый опыт проведения как конкурентных закупок в целом, так и закупок в электронной форме в частности, поэтому будет лучше, если мы «набьем все шишки», используя уже готовый продукт. В дальнейшем вопрос о создании собственной площадки, скорее всего, будет подниматься вновь. Внешняя площадка, конечно, идет навстречу нам как крупному заказчику, готова адаптировать свой функционал под нас. Но все равно – это не совсем наше. Нам, в свою очередь, приходится адаптироваться под особенности площадки. У внешней ЭТП есть собственная база поставщиков, которая не всегда совпадает с нашей. Я знаю много компаний, которые работают на своих электронных площадках, созданных на базе корпоративных ERP. Корпоративные ЭТП помогают снизить риски, связанные с информационной безопасностью закупки. Хотя и внешние площадки нас заверяют, что у них с этим все хорошо.

К нам приезжал разработчик, который презентовал предложения о создании корпоративной ЭТП. Но это оказалось довольно дорогим удовольствием. И на этапе подготовки технического задания, и на этапе разработки, и на этапе эксплуатации.  Разработка, по нашим расчетам, могла бы обойтись компании не менее чем в 5–7 млн рублей. Для сравнения: наша абонентская плата на внешней ЭТП составляет 108 тысяч рублей в год. Поэтому решение данного вопроса пока отложено.

Понятно, что услуги внешней ЭТП для поставщиков платные, и мы поначалу боялись, что они заложат свою плату за услуги ЭТП в цену поставляемой нам продукции. Но за счет конкуренции это нивелируется. Никакого повышения цен мы не заметили – наоборот, идет снижение цен на 10–15% от тех цен, по которым мы закупали ту же продукцию. Причем речь идет зачастую об одних и тех же поставщиках, с которыми мы работаем уже давно, – они составляют примерно 50% от участников наших закупок. Эффект налицо. По некоторым позициям снижение достигает 25–30%.

– Согласны ли вы с мнением, что крупный заказчик может получить максимальный эффект от использования закупок на ЭТП далеко не сразу, и что первые результаты проведения закупок в электронной форме не стоит переоценивать?

– Мы получили эффект практически сразу, но это во многом спонтанный эффект. В дальнейшем, как нам представляется, усиление этого эффекта обеспечит наша работа по долгосрочному планированию и анонсированию закупок. Долгосрочное планирование позволит нашим поставщикам соответствующим образом корректировать свои производственные планы, что для нас обернется дальнейшим снижением цен. Сейчас мы очень часто выбираем складские остатки, которые заведомо дороже по себестоимости и отпускным ценам, чем произведенная специально для нас продукция.

Кроме того, планирование поможет централизовать закупки группы компаний, укрупнить их, что даст нам дополнительно получать экономию в цене за счет объема. Электронные закупки наших дочерних компаний сейчас проводятся централизованно управляющей компанией. Но часть дочерних обществ проводят закупки по-старому, в закрытом режиме. Как только процесс централизации закупок будет завершен, закупки на небольшие суммы дочерние компании смогут проводить самостоятельно, поскольку закупки на ЭТП полностью прозрачны, и их легко контролировать.

– Столкнулись ли вы с необходимостью адаптировать свои регламенты и организационную структуру в ходе внедрения электронных закупок?

– Да, разумеется. У нас поменялась организационная структура. Наш департамент МТО ранее состоял из нескольких управлений, отвечавших за организацию поставок различных групп номенклатуры товаров и услуг. В настоящее время у нас только два управления занимаются организацией поставок по отдельным группам номенклатуры – строительных материалов и оборудования. И было создано специальное управление, которое занимается только организацией процедур закупки по всей номенклатуре. В основном наше управление занимается организацией наиболее крупных закупок для исполнения контрактов с крупнейшими нашими заказчиками. Специалисты управлений также прошли обучение при содействии специалистов B2B-Center и уже самостоятельно размещают закупочные процедуры на ЭТП. Мы, в свою очередь, оказываем методологическую поддержку и контролируем, чтобы в закупочной документации не содержались факторы, искусственно ограничивающие конкуренцию.

– Вы выводите на ЭТП только открытые закупки?

– Нет, часть проводимых нами закупок проводится в закрытом режиме. Например, это закупки сложного технологического оборудования, все производители которого нам известны. В таких случаях мы проводим закрытые процедуры. Но все равно делаем это на ЭТП.

– Какими преимуществами обладает проведение закрытых закупок на электронной площадке?

– Это удобно и функционально. Когда закупочная документация размещается на ЭТП при проведении закрытой закупки, это дисциплинирует и поставщиков, и наших специалистов, поскольку они вынуждены более грамотно и однозначно составлять заявки. Кроме того, при проведении закупки в электронной форме специалист может дополнительно провести мониторинг доступных поставщиков и, возможно, пригласить кого-то дополнительно. Раньше специалисты-снабженцы отправляли заявки по электронной почте только тем поставщикам, которых они знали и с которыми им было удобно работать. Тем, с кем у нас уже были заключены договоры. Наконец, проведение закупок, в том числе закрытых, на ЭТП значительно повышает эффективность контроля.

– Насколько поменялся состав ваших поставщиков после того, как вы начали использовать закупки в электронной форме?

– За год поменялись очень многие – примерно 30%. Например, поставщики металлопроката. Некоторые наши традиционные поставщики не выдержали конкуренции. А некоторые смогли приспособиться и выдержали адаптацию к новой ценовой политике.

– Довольно значительная доля крупнейших компаний до сих пор не использует закупки в электронной форме. На ваш взгляд, с чем это связано?

– Трудно ответить на этот вопрос однозначно. Могу сказать определенно, что выход на ЭТП был непростым шагом для акционеров и руководителей нашей компании. Компания, которая внедряет конкурентные способы закупок и выходит на ЭТП, должна быть готова к реорганизации своей системы управления закупками и, возможно, к кадровым изменениям в соответствующих подразделениях. Я думаю, на ЭТП выходят те компании, для которых плюсы, достигаемые в результате изменения закупочной политики, перевешивают эти минусы.

– Как разделяются риски, связанные с информационной безопасностью, между вашей компанией и оператором ЭТП?

– В договоре прописано, что вся информация о наших торгах хранится на серверах ЭТП в течение 10 лет, доступ к закрытым закупкам имеем только мы, приглашенные поставщики и оператор ЭТП. Что касается открытых процедур, то они у нас проводятся максимально прозрачно. Поэтому информация по этим торгам заведомо доступна всем.

Некоторые компании проводят на ЭТП только закрытые процедуры. Возможно, у них настолько наработанная база поставщиков, что им не нужны новые поставщики. Возможно, они не хотят публиковать информацию о ценах, по которым они закупают продукцию, поскольку считают, что это коммерческая тайна. Например, против этого может выступать и сам поставщик, который предоставляет определенному заказчику специальные условия.

– Вы пользуетесь услугой ЭТП по «раскрутке» тендеров?

– Конечно. Я общаюсь с начальником коммерческого отдела ЭТП. И если я вижу, что какая-то закупка привлекает мало участников, я их подключаю, и они начинают обзванивать поставщиков из своей базы. Кроме того, нам предоставляют аналитические отчеты о поставщиках продукции, закупаемой другими заказчиками. На площадку приходят новые крупные  заказчики, которые приводят за собой новых поставщиков по нашей строительной тематике. У них тоже бывают хорошие поставщики с низкими ценами. Единственное препятствие – эти поставщики могут работать не в тех регионах, которые нужны нам.

Если я вижу, что проводится какая-то новая закупка по нашей номенклатуре, я отправляю площадке письмо с просьбой максимально посодействовать в привлечении к нашей закупке поставщиков, которые в ней участвуют. Они начинают их интенсивно обзванивать, приглашать поучаствовать в закупке, рассказывают про нашу компанию.

– Что вас не устраивает в качестве сервиса или выборе услуг, которые предоставляет вашей компании ЭТП?

– Определенные проблемы есть, когда мы объявляем закупку и к нам приходит новый поставщик. Обычно мы определяем очень незначительный срок проведения закупки – 3–5 дней. И новый поставщик, который узнал о закупке на нашем сайте, зачастую просто не успевает за этот срок пройти регистрацию на площадке, получить ЭЦП, заключить и оплатить договор с ЭТП. И если ЭТП иногда позволяет нашим поставщикам участвовать в закупке без оплаты под честное слово, то к наличию ЭЦП они относятся очень строго. В результате такой поставщик остается за бортом. То же самое можно сказать о поставщиках номенклатуры, которую мы закупаем относительно редко, один-два раза в год, и которую поставляют два-три поставщика. Таким поставщикам не имеет смысла регистрироваться на площадке на длительный срок и постоянно продлевать договор с ЭТП. В результате, когда мы объявляем закупку, у них тоже могут возникнуть проблемы, поскольку, например, у них истек срок действия электронной подписи.

На B2B-Center есть опция быстрого доступа для поставщиков, но только к закупкам на сумму до 500 тысяч рублей. Нам этого бывает недостаточно.