«Работа над годовым отчётом позволяет оценить, где мы на карте вузов России, к чему нам стремиться, какой опыт можно перенять»

Павел Моисеев, и. о. ректора Тамбовского государственного университета имени Г. Р. Державина

— Как давно ваш вуз готовит отчётность сверх той, что требуют официальные органы? 

— Скажу честно, для Державинского университета – это новый опыт. Мы впервые готовим подобный годовой отчёт.

Первое и, пожалуй, главное, годовой отчёт – это форма управленческого учёта. Мы задумались над тем, как формализовать тот массив данных, с которым приходится работать ежедневно. Каждый день службы вуза собирают различную информацию, она необходима как для внутреннего служебного пользования, так и для различных отчётов Минобрнауки.

Однако всегда возникает проблема -- в каком виде представить результаты работы всего университета за год, в какую форму облечь всю эту информацию. В этом смысле годовой отчёт – это не спонтанное для нас решение, а плод многолетних начинаний.
В первую очередь, мы хотели бы вынести в отчёт информацию, которая, по нашему мнению, действительно значима и актуальна для развития университета. Здесь нужно найти разумный баланс между сухим языком отчётности и действительно важными фактами развития вуза. 
Второе, мы не первый год присматриваемся к конкурсу годовых отчётов RAEX. Мы, безусловно, наблюдаем за опытом наших коллег по образовательному цеху, особенно за опытом ведущих вузов. Мы видим интересные реализации годовых отчётов наших коллег как в плане структурирования информации, так и наполнения.

— Насколько процесс подготовки отчёта формализован?

— Наверное, было бы лукавством сказать, что работа над первым нашим годовым отчётом была чётко отработана. Первый наш опыт показал, что подготовка отчёта – это живой и во многом творческий процесс, со множеством дискуссий на тему, как это должно быть реализовано. Без мозгового штурма тут никак.

Конечно, в процессе работы над годовым отчётом были шероховатости, и я думаю, мы учтем это в работе над следующими нашими годовыми отчётами.

Работа над отчётом -- достаточно объемный процесс, несмотря на то что все данные есть в распоряжении и наши службы с ними постоянно работают. В общей сложности работа над отчётом у нас заняла около двух-трех недель.

За это время нам пришлось построить управленческую систему: рабочая группа – ректорат – управления – институты и факультеты. Процесс сбора информация и обратная связь – это, наверное, самое сложное в организации работы над отчётом.

Безусловно, определенной проблемой стало то, что годовой отчёт – это управленская отчётность, она не определена каким-либо нормативом Минобрнауки. И за наполнение, сроки и форму отвечаем мы сами. Отсутствие нормативных требований, с одной стороны, это поле для творчества, но это и минус, особенно когда повседневная работа вуза запротоколирована министерством. В этой связи на будущее видится полезным формирование внутреннего локального акта, регламентирующего работу над годовым отчётом.

Как я уже сказал, работа над годовым отчётом – это наш первый опыт. И мы по мере возможности пытались обойтись своими ресурсами, силами наших управленческих кадров, институтов и факультетов.
 
— При подготовке качественных ГО коммерческие организации ориентируются на соответствующие международные стандарты – прежде всего GRI. На какие нормативы ориентируетесь вы при подготовке отчёта?

— Как я уже говорил, это наш первый годовой отчёт. В этой связи мы не стали сразу пытаться сделать его идеальным, учитывающим требования всех стандартов. Конечно, мы интересовались, какие требования к отчётам существуют, в том числе изучали требования GRI.
При подготовке годового отчёта мы учитывали и министерские требования к разным формам отчётности. Но главное, что мы пытались соблюсти баланс между министерской формализованностью процесса и творческим подходом.

— Проводили ли вы анализ аналогичных документов других вузов – российских и зарубежных? Какие идеи коллег показались вам полезными, интересными – достойными заимствования? Можете ли вы назвать отчёты других вузов, которые, на ваш взгляд, являются образцовыми?

— Безусловно, мы интересовались отчётами наших коллег. Мы смотрели отчёты прошлого и уже доступные текущего года. Не хочу делать рекламу или антирекламу, скажу лишь то, что мы для себя подметили в работах других университетов. Как нам показалось, все отчёты можно разбить на три группы:

• классические отчёты, которые очень похожи на министерские, с обилием цифр;
• отчёты-презентации, с упором на инфографику и фотоматериалы;
• и, как для себя мы это обозначили, — корпоративные отчёты.

Последние очень похожи на отчёты крупных корпораций и удачно совмещают цифровые данные и инфографику. Как правило, такие отчёты не перегружены данными, но в наглядной форме показывают основные достижения за год. Именно такой концепт нам показался наиболее перспективным и содержательным. И, как нам видится, ряд вузов неплохо реализовал такой подход.

Особое внимание мы уделяли отчётам региональных вузов, поскольку сам Державинский университет является таковым. Нам представлялось весьма интересным посмотреть опыт таких высших учебных заведений: как они отчитываются о своих результатах, какие приоритеты расставляют в своих отчётах. Не говорю уже о том, что интересными являются не только отчеты как документы, но и информация о достижениях того или иного вуза. Это позволяет оценить, где мы на карте высших учебных заведений России, к чему нам стремиться, какой опыт можно перенять.

— Какова целевая аудитория вашего отчёта? Можно ли сформировать иерархию целевых групп, на которые ориентирован отчёт?

— Может, это покажется странным, но, наверное, главная целевая аудитория — это мы сами. В отчёте мы хотели отразить работу основных служб вуза. В этой связи ректорату было интересно посмотреть на работу Державинского университета единой картинкой, увидеть общим взглядом наши достижения и недоработки. В этом смысле годовой отчёт должен стать отправной точкой для работы в следующем году.

Мы в первую очередь должны обратить внимание на проблемные точки в развитии. Но, безусловно, поскольку годовой отчёт – публичный документ, это не место для посыпания головы пеплом. Мы должны показать и наши достижения.

Последнее особенно важно, поскольку вторая целевая аудитория, которую мы видим, — это наши абитуриенты. Именно для них в нашем отчёте много информации, которая для нас, управленцев, является прописной истиной. Так, в отчёте мы уделили много места истории Державинского университета, нашей миссии, целям, рейтингам, структуре и материальной базе. Мы рассказали о работе с молодёжью и о студенческой жизни.

В плане управленческой аналитики – это, конечно, далеко не самое главное. Да и может показаться, что здесь не много нового (а главное, ценного) для принятия управленческих решений. Но мы вставили эту информацию сознательно, отдавая себе отчёт, что это главным образом для наших будущих абитуриентов и, конечно, их родителей.

— Существуют ли темы, которые вы по тем или иным причинам пока не отражали в отчёте, но хотели бы отразить в будущем?

— Да, безусловно, много осталось, что называется, за кадром. Наверно, по-другому и не могло быть. Повторюсь, это наш первый годовой отчёт.

Мы хотели бы посмотреть результаты конкурса, оценить, где мы находимся, получить внешнюю оценку. Мы прекрасно понимаем, что, наверно, с первого раза не стоит рассчитывать на звание лидера, но понять, на каком мы месте, очень важно.

Но наверно, еще более интересно не просто узнать наше место, но получить развернутый ответ, каковы недостатки и сильные стороны отчёта, что стоило бы добавить, а что лишнее.

Я думаю, что результаты конкурса нам помогут в следующем году многое исправить и доработать.

— Какую конкретную пользу приносят и сам отчёт, и работа над ним?

— Сама работа над отчётом, независимо от участия в конкурсе, оказала важное влияние на управленческий процесс в вузе. Во-первых, нам пришлось отойти от министерских шаблонов и попытаться выделить ту информацию, которая важна нам самим и которой было бы важно поделиться. Как я уже говорил, это в значительной степени творческий процесс и он сильно отличается от отчётов перед Минобрнауки, когда, по сути, ты заполняешь утвержденный шаблон.

Здесь же необходимо было самим отделить важное от второстепенного. А это породило другую проблему: как структурировать информацию. Когда определена структура, оказывается, что очень много информации, которой хотелось бы поделиться. Но, с другой стороны, это годовой отчёт, здесь должны быть только самые важные результаты.

К тому же я говорил, что в качестве одной из целевых аудиторий мы видим абитуриентов и их родителей. И тут очевидно, что перегружать отчёт большим количеством цифр не стоит, да и его объём не должен быть очень большим. 
Что касается вопроса, собираемся ли мы использовать годовой отчёт в PR-компаниях вуза, то ответ однозначный: конечно, да. Как уже сказано, в первую очередь -- в целях привлечения абитуриентов. Здесь, как мне видится, нужно проделать еще большую работу над тем, как сделать отчет более информативным и наглядным.

Но еще большую работу необходимо провести с коммуникативными каналами доведения отчёта до целевой аудитории. Мало подготовить отчет и разместить его на сайте университета. Необходимо найти канал, как довести информацию, отраженную в отчёте, до наших будущих студентов. И донести ее так, чтобы они захотели прийти к нам учиться.

Большую пользу отчёт может принести в свете информатизации и повышения публичности нашей современной жизни, когда жизнь человека и университета находится под постоянным вниманием. Здесь, конечно, много минусов, но много и возможностей. Таким плюсом стала возможность привлечения студентов из других регионов и стран. И именно здесь годовой отчёт может сказать свое веское слово, открыв для многих россиян и иностранцев Державинский университет.

В такой ситуации есть смысл задуматься над публикацией годового отчёта на английском языке (по аналогии с отчётами многих российских корпораций). Таким образом, работа над годовым отчётом обнажила круг новых задач и, как видится, стала началом нового пути.