«Отчет — это своеобразный внутренний аудит деятельности всех подразделений МГИМО»

Марина Петрова, Директор Эндаумента Московского государственного института международных отношений (университета) МИД РФ

— Как давно ваш вуз готовит отчетность сверх той, что требуют официальные органы? Что послужило толчком к принятию решения подготовить первый такой отчет?

— МГИМО — вуз, открытый широкой аудитории, выпускникам и бизнес-сообществу. Так, ассоциация выпускников была создана в 1991 году, попечительский совет — в 2006 году, эндаумент — в 2007 году. Постепенно сформировалась практика подготовки отчетов о прошедших и запланированных мероприятиях для ежегодных заседаний попечительского совета, а позднее, с 2013 года, — единый отчет МГИМО. 

— Насколько процесс подготовки ГО отработан и формализован, как долго отчет готовится?

— В какой-то степени работа над отчетом ведется весь год: отмечаются ключевые проекты и мероприятия, которые войдут в брошюру, собираются наиболее яркие фотографии, разрабатывается стиль. Для университетов есть промежуточная отчетная точка — 1 сентября, когда подводятся итоги прошедшего учебного года и составляются планы на новый учебный год (особенно это характерно для учебной деятельности, проведения стажировок, студенческих мероприятий). Активная фаза подготовки отчета за календарный год начинается уже в ноябре: составление структуры, запрос материалов у подразделений. Тексты значительно редактируются, приводятся к единому формату и масштабу, подбираются иллюстрации. 

Команда, которая задействована в подготовке отчета, под руководством проректора по развитию А. В. Мальгина, полностью внутренняя, «в повестке» МГИМО, с навыками написания текстов. Так сложилось, что координатором отчета является эндаумент, поскольку мы в курсе внутренних процессов университета и заинтересованы в транслировании направлений развития МГИМО вовне, в первую очередь корпоративным партнерам и выпускникам. Материалы предоставляются проректорами, деканами факультетов, директорами филиалов, учебных институтов и исследовательских центров, руководителем проектного офиса. Большую роль в оформлении брошюры играет управление информации и рекламы. Наш фотограф — бессменный фотолетописец МГИМО, профессиональный фотограф и оператор, ст. преподаватель кафедры международной журналистики И. В. Лилеев. Дизайнер А. С. Туманова также оформляет все мгимовские брошюры с 2000-х, она не просто верстает, а передает логику, причем и на русском, и на английском языках.

— При подготовке качественных ГО коммерческие организации ориентируются на соответствующие международные стандарты — прежде всего GRI. На какие нормативы ориентируетесь вы при подготовке отчета?

— Мы также знакомы с международными стандартами GRI, в том числе рекомендациями для НКО, вдохновляемся отчетами наших корпоративных партнеров, ориентируемся на реакцию своих читателей. В российской практике пока не сложилось стандарта отчетности университетов и НКО, но думаю, он вскоре сформируется, в том числе и при участии МГИМО.

— Проводили ли вы анализ аналогичных документов других вузов — российских и зарубежных? Какие идеи коллег показались вам полезными, интересными — достойными заимствования? 

— Именно этим полезны ежегодные мероприятия RAEX — конкурс годовых отчетов и конференция, в рамках которой представлены лучшие практики. Приятно видеть, что с каждым годом в конкурсе участвует все больше университетов и НКО. В составлении отчетов университеты сочетают академический подход и креативные идеи. 

— Какова целевая аудитория вашего отчета? Можно ли сформировать иерархию целевых групп, на которые ориентирован отчет?

— Целевая аудитория самая широкая, ведь мы показываем, чем живёт университет, каковы основные достижения и задачи на следующий год. При этом представители бизнес-сообщества и партнерских университетов узнают о возможностях сотрудничества, выпускники — о новостях и мероприятиях,  студенты и абитуриенты — о возможностях для реализации свои идей, в т. ч. о корпоративных стипендиях, конкурсе грантов, акселераторе.

— Существуют ли темы, которые вы по тем или иным причинам пока не отражали в отчете, но хотели бы отразить в будущем?

— В дальнейшем новые направления развития МГИМО будут дополняться конкретными результатами. Так, в прошлогодней брошюре были обозначены стратегические и некоторые институциональные проекты, реализуемые в рамках программы «Приоритет-2030», старт которой был дан в 2021 году. За 2022 год каждый из этих проектов получил значительное развитие.
В целом не хотелось бы увеличивать объем отчета. Скорее, мы будем расставлять акценты.

— Какую конкретную пользу приносят и сам отчет, и работа над ним: получается ли в процессе работы лучше структурировать работу с любой внутривузовской информацией? Позволяет ли отчет выявить слабые места в работе самого вуза и его взаимодействии с внешним миром? Как материалы отчета используются в PR-мероприятиях вуза, во взаимодействии с другими вузами, органами власти?

— Да, разумеется, отчет — это своеобразный внутренний аудит деятельности всех подразделений МГИМО. Предоставление материалов, отчетных и плановых, — отличная возможность для каждого сотрудника рассказать о своей работе, даже если речь идет о промежуточных результатах (есть проекты, рассчитанные на несколько лет), и обозначить вектор развития.
Конечно, при составлении отчета будет заметно, если какие-то показатели уменьшились в сравнении с прошлым годом, или какой-то проект не выполнен в срок. В таком случае эти недочеты можно устранить. 
Отчет представлен на всех мероприятиях МГИМО, рассылается партнерам, доступен на сайте. Можно сказать, что это визитная карточка университета!