«Наша основная задача — помочь вузам и колледжам трансформировать бизнес-процессы: от приёмной кампании до выпуска студентов и управления финансами»

Светлана Алашеева, директор по стратегическому развитию и коммуникациям ГК «Экспонента».

— Как давно ваша компания оказывает услуги по внедрению системы «1С» в образовательные учреждения?

— Наша компания работает на рынке автоматизации уже более 13 лет. В сфере образования проекты реализуются с 2017 года. За это время мы прошли путь от простых задач по учёту контингента до создания комплексных управленческих систем для крупнейших вузов страны.

Сегодня на обслуживании находится более 20 образовательных организаций по всей России. И это не разовые внедрения, а долгосрочное партнёрство. У каждой образовательной организации свои задачи и специфика, которые необходимо учитывать при планировании проекта и при выборе комбинации отраслевых ИТ-решений для достижения оптимального результата.

Ключевой показатель для нас — долгосрочное партнёрство. Большинство клиентов, запустив первый проект, остаются на следующих этапах развития: доработке систем под новые процессы, интеграции с дополнительными сервисами, переходе на BI-аналитику, расширении функционала приемной кампании или расписания. Один проект ведёт к другому — потому что результат приносит пользу, а доверие уже завоевано. Всего выполнено более 150 проектов — от внедрения «1С:Колледж» в региональную образовательную организацию до построения BI-аналитики для РУДН.

Компания имеет статус «Центр компетенций по образованию», все специалисты компании сертифицированы по программным продуктам «1С».

Наша работа не ограничивается установкой программного обеспечения. Основная задача — помочь вузам и колледжам трансформировать бизнес-процессы: от приёмной кампании до выпуска студентов и управления финансами. Миссия компании — сделать автоматизацию образования предсказуемой, прозрачной и приносящей измеримый результат.

Как это выглядит на практике: начинаем с автоматизации контингента и приёмной кампании. Через год связываем внутренние системы и подключаем аналитику для ректората. Ещё через год строим интеграцию с ГИС, внешними сервисами и реализуем новые возможности. Каждый следующий проект не начинается с нуля, а опирается на уже работающую систему. Поэтому клиенты остаются и возвращаются.

— В чём преимущества этой системы в сравнении с конкурирующими?

— На наш взгляд, можно выделить три ключевых преимущества решений на базе платформы «1С:Предприятие» именно для образования. Рассмотрим их через призму потребностей заказчика.

1. Единая среда вместо лоскутной автоматизации.

В отличие от узкоспециализированных решений (только электронный дневник, только бухгалтерия или только расписание), решения на платформе «1С:Предприятие» позволяют закрыть все контуры управления образовательной организацией: от учебного процесса и контингента до зарплаты, закупок и аналитики для ректората. Данные не нужно переносить вручную — они живут в едином информационном пространстве.

2. Готовность к российскому законодательству и госсистемам.

Отраслевое решение на базе платформы «1С:Предприятие» — «1С:Университет» из коробки учитывает ФГОС, ФГТ, 152-ФЗ, требования Минобрнауки и Рособрнадзора и интегрировано с ГИС: ФИС ГИА и приёма, суперсервисом «Поступление в вуз онлайн», ФИС ФРДО и другими.

3. Технологическая гибкость и импортозамещение.

Решения уже показали свою работоспособность на операционных системах класса Linux и включены в реестр отечественного ПО. Их можно использовать для работы с персональными данными, а для управленческой аналитики — применять программный продукт «1С:Аналитика».

Главное преимущество для заказчика — не в кнопках, а в партнёре. Мы обеспечиваем не просто внедрение, а реинжиниринг бизнес-процессов, обучение персонала, первую и вторую линии поддержки и помогаем выстроить интеграцию с существующей ИТ-инфраструктурой через «1С:Шину».

— Расскажите, пожалуйста, о наиболее успешных/интересных внедрениях системы «1С» в образовательные учреждения — из вашей практики.

— Для нас как для партнёра важен не сам факт внедрения, а измеримый результат для университета. Поэтому свои проекты мы ежегодно выводим на конкурс корпоративной автоматизации «1С:Проект года». В этом году мы представляем три проектных решения в сфере образования:

1. Проект «Развитие интегрированной аналитической платформы для анализа деятельности университета ФГАОУ ВО "РУДН" им. Патриса Лумумбы на базе BI-системы "1С:Аналитика"».
2. Проект «Создание централизованной системы управления договорами платных образовательных услуг на базе "1С:Университет ПРОФ" в Самарском государственном экономическом университете».
3. Проект «Создание единого бесшовного цифрового контура управления образовательным процессом в ТГУ им. Г. Р. Державина на базе "1С:Университет ПРОФ", "1С:Аналитика" и "1С:Шина"».

В проекте РУДН им. Патриса Лумумбы была создана интегрированная аналитическая платформа на базе «1С:Аналитика», которая объединила данные из пяти различных информационных систем университета: бухгалтерия, зарплата, управление учебным процессом, наука, приёмная комиссия.

В результате вуз получил:

• более 70 показателей, визуализированных в 30 дашбордах и 150 диаграммах;
• сокращение времени подготовки управленческой отчетности в 3–5 раз;
• трехуровневую систему дашбордов: ректорат → проректоры → деканы;
• мобильную версию: руководители могут принимать решения в любой точке;
• единую авторизацию через паспорт РУДН (OpenID Connect).

В проекте в Самарском государственном экономическом университете мы помогли автоматизировать уникальную централизованную систему управления договорами об образовании, что позволило вузу полностью контролировать весь жизненный цикл договора: от заключения до сопровождения и закрытия.

Раньше договоры заполнялись вручную, хранились разрозненно, контроль оплат требовал постоянных сверок. Теперь вся договорная работа ведется в единой системе: шаблоны, маршрутизация, интеграция с контингентом и финансами.

В результате вуз получил: прозрачность договорных отношений со студентами, сокращение ручной работы юридического и учебного отделов, исключение потери документов и снижение количества просрочек по оплате за обучение.

Проект СГЭУ — пример того, как автоматизация одного, казалось бы, узкого процесса (договоры об образовании) даёт системный эффект для всего вуза. Мы не просто внедрили программный продукт — мы помогли университету выстроить прозрачный, контролируемый и эффективный процесс, который раньше был источником рутины и ошибок.

В проекте Тамбовского государственного университета им. Г. Р. Державина был создан единый бесшовный цифровой контур управления образовательным процессом. Раньше преподаватели вели бумажные журналы, при отчислении или переводе студентов всё правили вручную, отчёты собирали неделями.

Теперь электронный журнал через «1С:Шину» автоматически получает информацию о расписании, оценках, темах занятий и пропусках. А уникальный механизм постобработки после каждого приказа сам обновляет статусы студентов в журналах, переносит оценки, снимает с курсов в LMS и отправляет уведомления — без участия человека.

Отчёт о самообследовании теперь формируется за минуты вместо дней. Внедрена BI-аналитика для руководства. А студенческий МФЦ и Единый деканат предоставляют более 40 услуг в электронном виде — от заявления до приказа.

Результат для вуза: 330 автоматизированных рабочих мест, 0 % отклонения по срокам и бюджету, полная удовлетворённость заказчика. И главное — университет полностью ушел от бумаги и ручного труда в ключевых процессах.

Для нас эти проекты — доказательство того, что программы на платформе «1С:Предприятие» могут быть полноценной корпоративной системой для разных вузов, а ГК «Экспонента» — надёжным партнёром, который способен реализовать уникальный проект под ключ.

— Какие пробелы законодательной/нормативной базы, на ваш взгляд, препятствуют внедрению отечественного ПО в российские компании/вузы?

— С точки зрения господдержки всё хорошо: импортозамещение, реестр Минцифры, требования к критической инфраструктуре. Но на практике мы видим две системные проблемы, которые тормозят проекты.

Несмотря на активную автоматизацию образования, не вся законодательная база готова к использованию электронного документооборота. Мы можем внедрить электронный документооборот на 99 %, но последний процент упирается в нормы 20-летней давности, и приходится делать гибридные схемы и дублировать документы на бумаге.

В связи с развитием информатизации и созданием государственных информационных систем (ГИС) происходят изменения форматов и структуры данных электронной отчётности, что приводит к необходимости перенастройки информационных систем вузов и дополнительным затратам.

При этом важно отметить, что фирма «1С» — это российская компания. Обновления выходят своевременно, а техническая поддержка может осуществляться вузом самостоятельно или при поддержке компании-партнёра.