«Наш подход позволяет закрыть полный спектр задач управления образовательной организацией»

Юлия Огнева, генеральный директор компании «Дата Софт».

— Как давно ваша компания оказывает услуги по внедрению системы «1С» в образовательные учреждения?

— История началась во Владивостоке. Со временем центральный офис переместился в Москву, но сознательно сохранена распределённая структура: специалисты компании работают из разных регионов, и дистанционный формат является базовым. Такой подход позволяет быть ближе к заказчику и оперативно решать задачи независимо от его местонахождения — от Калининграда до Камчатки. Задача — присутствовать во всех часовых поясах страны, обеспечивая равный уровень сервиса для образовательных организаций в любом регионе.

За это время компания эволюционировала от локальных проектов автоматизации в отдельных образовательных учреждениях до построения комплексных экосистем. Среди партнёров — образовательные организации Тюмени, Саратова, Москвы, Уфы, Калининграда и других городов.

Один из ключевых критериев успешности — способность выстраивать долгосрочные партнёрские отношения. Когда заказчик после завершения одного проекта обращается снова, рекомендует коллегам — это самая честная оценка работы, не требующая дополнительных слов.

— В чём преимущества этой системы в сравнении с другими — конкурирующими?

— Разделим два понятия: готовая система и платформа, на которой такие системы строятся.

В основе продуктов фирмы «1С» лежит именно такой подход: платформа «1С:Предприятие» как открытая среда разработки и созданные на её основе специализированные конфигурации для образования. Среди них — «1С:Университет», «1С:Колледж», «1С:Управление учебным центром». Для «1С:Университет и «1С:Колледж предусмотрены версии «ПРОФ», включающие расширенные возможности по расчёту учебной нагрузки, ведению личных кабинетов, формированию отчётности и интеграции с внешними системами. Каждая из этих конфигураций решает свой круг задач в общей структуре управления образовательной организацией.

Преимущество раскрывается не при использовании этих конфигураций по отдельности, а при их сборке в единый управленческий ландшафт, который формируется в зависимости от потребностей конкретной образовательной организации. В такой ландшафт могут быть включены не только продукты фирмы «1С», но и другие информационные системы, уже используемые заказчиком. И здесь ключевую роль играют три составляющие: открытость кода платформы, методология интеграции и инструменты аналитики.

Открытость кода и интеграционный потенциал. Открытость кода означает, что заказчик не оказывается в жёсткой привязке к одному интегратору. Конфигурации можно дорабатывать под свои процессы, интегрировать с другими системами. Платформа «1С» поддерживает различные способы интеграции: файловый обмен (XML, JSON), API (HTTP, веб-сервисы), сервисную шину предприятия.

Методология внедрения как основа построения ландшафта. Технология — только часть работы. Внедрение продуктов «1С» — это не установка программ. Это прежде всего анализ того, как образовательная организация функционирует на уровне процессов. Задача методологической простройки — выявить и устранить семантические различия в данных, определить правила и методы согласования информации между системами ещё до начала технической реализации. Без этого любая, даже самая открытая, платформа не даст результата.

Собственные аналитические панели (дашборды) для управления. Для принятия управленческих решений необходима актуальная и наглядная аналитика. Используя современные веб-технологии, компания разрабатывает собственные дашборды. Они позволяют в режиме реального времени и в удобном визуальном формате представить всю необходимую информацию руководителям образовательных организаций. Такой инструмент даёт возможность гибко настраивать отображение ключевых показателей в зависимости от текущих целей и поставленных задач, будь то мониторинг приёмной кампании, анализ успеваемости или контроль финансовых показателей.

CRM-системы для работы с контингентом и абитуриентами. CRM в образовании — это не просто учёт обращений, а стратегия выстраивания взаимовыгодных отношений с абитуриентами, студентами, выпускниками, родителями и партнёрами-работодателями. Применение CRM-технологий позволяет структурировать информацию по обучающимся, осуществлять непрерывный мониторинг качества образовательных программ на основе анализа требований рынка труда и организовывать эффективное взаимодействие между образовательной организацией, выпускниками и потенциальными работодателями.

Панель управления чатами MaxControl. Дополнительным элементом управления коммуникациями служит собственная разработка компании — панель MaxControl. Она предназначена для администрирования учебных чатов в мессенджерах, автоматической сверки состава чатов с данными приказов и предоставления наглядной аналитики по активности и охвату аудитории.

Интеграция с учётными системами и внешними сервисами. Важной составляющей единого ландшафта является организация бесшовного обмена данными с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Такая интеграция позволяет исключить двойной ввод информации: данные по договорам и оплатам из «1С:Университет автоматически передаются в бухгалтерию, а кадровая информация о сотрудниках и студентах — в зарплатную систему. Это не только сокращает трудозатраты сотрудников, но и обеспечивает актуальность данных во всех системах ландшафта в любой момент времени.

Параллельно выстраивается взаимодействие с внешними информационными системами регуляторов. Через открытые API и механизмы файлового обмена организована передача данных. Такая интеграция позволяет образовательной организации оперативно предоставлять актуальную и достоверную информацию, исключая ручной ввод и связанные с ним ошибки. Кроме того, налажен обмен данными с суперсервисом «Поступление в вуз онлайн» на Едином портале госуслуг, что особенно важно в период приёмной кампании.

Таким образом, конкурентное преимущество складывается из нескольких составляющих: открытости платформы «1С», позволяющей гибко настраивать и интегрировать любые компоненты; методологического подхода, который ставит во главу угла не внедрение программ, а построение целостного работающего ландшафта; и инструментальной полноты, включающей BI-аналитику, CRM, средства управления коммуникациями, а также выстроенные интеграции с учётными системами и внешними сервисами регуляторов. Такой подход закрывает полный спектр задач управления образовательной организацией — от привлечения абитуриентов через портал госуслуг до аналитики образовательных результатов и взаимодействия с выпускниками, исключая двойной ввод и гарантируя актуальность данных во всех системах.

На конференции компания «Дата Софт» представляет собственные разработки: CRM, аналитические дашборды, панель управления чатами MaxControl. Каждая из этих разработок закрывает конкретную потребность, которая сегодня наиболее остро ощущается в образовательных организациях: в числе таковых необходимость прозрачной работы с абитуриентами и контингентом, управление на основе данных в реальном времени, наведение порядка в учебных коммуникациях и устранение ручного дублирования информации при взаимодействии с государственными системами.

— Расскажите, пожалуйста, о наиболее интересных внедрениях из вашей практики.

— В деятельности компании накоплен ряд проектов, которые можно назвать показательными с точки зрения реализованного подхода — методологической простройки и ориентации на реальные потребности сотрудников, работающих в образовательных организациях.

Российский университет кооперации. Крупная образовательная организация с филиалами от Калининграда до Камчатки. Исходная ситуация, как отмечено в одном из открытых интервью проректора по информатизации и развитию Нияза Анварова, характеризовалась как «феодальная раздробленность»: каждый филиал функционировал автономно, применяя собственные программные средства и подходы к ведению учёта и отчётности. Совместно с командой университета была поставлена задача автоматизировать приёмную кампанию и добиться синхронности в её работе при условии, что филиалы находятся в разных часовых поясах. Реализованное решение позволило унифицировать процессы приёма, обеспечить единое информационное пространство и координацию действий всех подразделений вне зависимости от их географического положения. В настоящее время компания продолжает сотрудничество с университетом: ведётся работа по автоматизации расчёта учебной нагрузки, а также по автоматизации деятельности среднего профессионального образования.

Тюменский государственный медицинский университет. Данный проект является комплексным. Это один из первых опытов полной автоматизации медицинского вуза — от приёмной кампании до управленческой аналитики. Проект демонстрирует способность работать в высокорегулируемой среде: медицинское образование требует соблюдения отраслевых стандартов, интеграции со специализированными системами и учёта специфики подготовки практикующих врачей.

В рамках проекта автоматизированы процессы приёмной кампании, что позволило значительно сократить время обработки заявлений и исключить ошибки ручного ввода. Автоматизирована разработка учебно-методического обеспечения и основных профессиональных образовательных программ — это упростило работу кафедр и обеспечило единые стандарты подготовки документов. Внедрение подсистемы расчёта учебной нагрузки и автоматизированного составления расписания дало возможность оптимизировать занятость преподавателей и равномерно распределять аудиторный фонд. Создание системы личных кабинетов студентов и преподавателей с возможностью авторизации через портал «Госуслуги» сделало взаимодействие с информационной системой вуза более удобным и безопасным. Автоматизация деятельности среднего профессионального образования и дополнительного профессионального образования позволила унифицировать учётные процессы для всех уровней подготовки. Реализация электронного журнала успеваемости и посещаемости — как текущей, так и промежуточной — обеспечила прозрачность образовательного процесса для всех его участников. Разработка системы формирования отчётности с использованием веб-технологий и средств «1С» сократила время подготовки управленческих и статистических отчётов. Создание дашборда для принятия управленческих решений и мониторинга состояния образовательного процесса дало руководству вуза инструмент оперативного контроля ключевых показателей.

В настоящее время ведётся работа по интеграции «1С:Университет ПРОФ» с системой дистанционного обучения. Также разрабатывается электронный журнал практик. Его особенность заключается в многостороннем доступе: работать с журналом смогут студенты, преподаватели, отдел практики, а также сотрудники медицинских организаций — баз практики, на которые направлены будущие врачи. Это позволит сделать процесс прохождения и учёта практик прозрачным для всех участников и сократить административную нагрузку на сотрудников.

Саратовский государственный медицинский университет имени В. И. Разумовского. Данный проект примечателен тем, что он вышел за рамки типовой автоматизации учёта контингента. Как было представлено в ходе совместного вебинара фирмы «1С», университета и компании «Дата Софт», для СГМУ было разработано и внедрено специализированное расширение «Миграционный учёт» для «1С:Университет ПРОФ». Целью являлась автоматизация документооборота Департамента международного образования в части подготовки документов по миграционному учёту иностранных студентов. Учитывая, что в университете обучается более 900 иностранных граждан из более чем 50 стран, данная задача имела высокую практическую значимость. Расширение позволило унифицировать и автоматизировать процессы постановки на учёт, продления регистрации и подготовки соответствующих уведомлений, интегрировав их в общий контур управления вузом, что значительно сократило трудозатраты сотрудников и снизило риски нарушения миграционного законодательства. Кроме того, выстроена интеграция с Единой информационной системой приёма в ординатуру (ЕИСПО), что обеспечило бесшовный обмен данными с внешними регуляторами.

Важно отметить, что проекты по выстраиванию цифрового ландшафта реализуются компанией не только в крупных вузах с масштабным бюджетом. Компания сопровождает и небольшие образовательные организации. Ограниченность ресурсов не является препятствием для движения в сторону цифровизации. В таких проектах делается акцент на приоритетных точках роста, поэтапном внедрении и максимальном использовании типового функционала, что позволяет постепенно выстраивать ландшафт и повышать прозрачность управления без единовременных значительных затрат.

Российский государственный университет имени А. Н. Косыгина. Этот проект является примером выстраивания методологии и совместного поиска оптимальных решений. Вместе с университетом ведётся работа по созданию сквозной цифровой экосистемы, объединяющей фронт-офис на базе «Битрикс24» и бэк-офис на базе «1С:Университет ПРОФ». Ключевая идея — связать все этапы жизненного цикла обучающегося в университете: от профориентации и приёмной кампании до выпуска и трудоустройства.

В рамках совместной работы над проектом на этапе профориентации через CRM-формы, опросники и мероприятия собираются данные о потенциальных абитуриентах, формируется единая база лидов и воронка. Во время приёмной кампании выстроена автоматическая интеграция с «1С:Университ ПРОФ»: статусы заявлений, идентификация, конкурсные списки и приказы о зачислении синхронизируются, что позволяет автоматически уведомлять абитуриентов и формировать персонализированные предложения.

В период обучения экосистема обеспечивает проактивный сервис: студенты получают уведомления об успеваемости, долгах, расписании, возможности смены программ или участия в практиках. Для кураторов и преподавателей доступны дашборды с аналитикой по посещаемости и успеваемости.

Особое внимание уделяется карьерному треку. На базе интеграции создаётся «карьерный хаб», где работодатели смогут размещать вакансии, студенты и выпускники — формировать портфолио, а вуз — анализировать эффективность образовательных программ на основе данных о трудоустройстве. Выпускник остаётся в системе как постоянный партнёр: для него организуются рассылки вакансий, предложений ДПО и приглашений на мероприятия.

Системный эффект, к которому совместно стремимся, — переход от разрозненных систем к единому цифровому профилю обучающегося, от ручного переноса данных к сквозной автоматизации, от реактивного обслуживания к проактивному сервису. Для абитуриента это персональный гид по образованию, для студента — индивидуальная траектория, для выпускника — постоянный партнёр в карьере, а для вуза — конкурентное преимущество и управление на основе данных.

Обобщая представленные примеры, можно констатировать следующее. Во всех перечисленных проектах заказчик получал не типовое «коробочное» решение, а совместно выработанную конфигурацию цифрового ландшафта, адаптированную под специфику конкретной образовательной организации. Единство подхода заключалось в отказе от навязывания универсальных решений в пользу поиска путей, эффективно работающих в уникальных условиях каждого учреждения. Результатом становится не просто автоматизация отдельных участков, а формирование целостной, прозрачной и управляемой информационной среды, что в конечном счёте позволяет руководству принимать более обоснованные решения, а сотрудникам — сосредоточиться на содержательной работе, а не на рутинных операциях.

— Какие пробелы законодательной/нормативной базы, на ваш взгляд, препятствуют внедрению отечественного ПО в российские компании / образовательные организации?

— Процесс активного внедрения отечественного программного обеспечения начался сравнительно недавно. На данный момент можно выделить несколько направлений, которые находятся в стадии становления и требуют более пристального внимания.

Первое — статус цифрового следа. Современные системы собирают значительный объём данных об активности студента: как осваивает программы, какие курсы выбирает, как взаимодействует с цифровой средой. Это ценный ресурс для самого обучающегося, для образовательной организации и для будущего работодателя. Однако законодательство пока не закрепляет, кому принадлежат эти данные, как они могут храниться после выпуска и передаваться работодателю. Принятые недавно стандарты — важный шаг, но вопросов юридического характера они не снимают. В результате организации вынуждены действовать осторожно, а студенты теряют возможность получить цифровой профиль, который мог бы помочь в трудоустройстве.

Второе — форматы отчётности. Любые данные из учётных систем могут быть выгружены через API за секунды. Однако многие ведомства по-прежнему требуют бумажные отчёты или файлы Excel в устаревших форматах. Сотрудники тратят время на ручную перепечатку, хотя данные уже существуют в системе в структурированном виде. Переход на машиночитаемые форматы обмена сэкономил бы тысячи часов по всей стране.

Третье — закупка комплексных решений. Цифровой ландшафт образовательной организации представляет собой единый контур, включающий учёт, коммуникации, аналитику и интеграции с внешними системами. Однако сложившаяся практика государственных закупок часто вынуждает приобретать компоненты по отдельности. В итоге заказчик получает не единую работающую среду, а набор разрозненных систем, стыковка которых ложится на его плечи. Было бы целесообразно предусмотреть возможность закупки комплексных ИТ-решений как единого продукта — с оценкой не цены каждой детали, а эффективности всей системы в целом.

Обобщая, можно сказать, что законодательная база в этой сфере находится в процессе формирования, и ряд важных шагов уже сделан. Дальнейшая планомерная работа над перечисленными направлениями создаст более устойчивую и предсказуемую среду как для образовательных организаций, так и для компаний-разработчиков и интеграторов. Это, в свою очередь, позволит всем участникам рынка сосредоточиться на главном — на повышении качества и доступности образования с помощью современных технологий. И, несмотря на текущую сложность и многозадачность процесса, вектор движения задан верно, а накопленная экспертиза и готовность к диалогу дают уверенность в том, что совместными усилиями удастся выстроить эффективную и сбалансированную систему.