Годовой отчет: как в Петербургском Политехе рассказывают о вкладе в науку, образование и общество

Мария Врублевская, Начальник управления стратегического планирования и программ развития Санкт-Петербургского политехнического университета

— Как давно ваш вуз готовит отчётность сверх той, что требуют официальные органы (министерство, Росстат и т. п.)? Что послужило толчком к принятию решения подготовить первый такой отчёт?

— Политех — очень большой университет, в нем происходит масса интересных событий, которые не укладываются в рамки стандартной отчётности. Первый отчёт для общественности, а не для министерства был собран ещё в 2010 году. Так что уже не менее 10 лет мы стараемся выходить за границы стандартной отчётности. Разнообразие данных позволяет по-другому посмотреть на университет и лучше понимать, как грамотно позиционировать университет. Совсем недавно стали появляться рейтинги, которые оценивают не науку и образование, а вклад в общество. И мы подумали, что важно об этом рассказывать, в том числе посредством отчётов.

— Насколько процесс подготовки ГО отработан и формализован? Сколько времени уходит на составление отчёта?

— У нас есть управление стратегического планирования и программ развития, в чьи задачи входят сбор и анализ информации обо всём университете, обеспечение его позиционирования. В этом управлении есть ответственный человек, который бережно на протяжении года собирает интересные события в университете и ключевые цифры о нем. Конечно же, у него есть и другие дела, но каждое утро начинается с изучения сайта университета на предмет событий и данных, которые в конце года образуют отчёт. А кроме того, мы спрашиваем подразделения (институты, административные управления), о чем, о каких своих достижениях они хотели бы рассказать. Некоторые даже приходят сами, направляют буклеты, другие информационные материалы, которые мы используем в отчёте. У нас также есть великолепные дизайнеры и фотографы, чьи таланты мы используем при подготовке финальной версии отчёта. Вся команда руководствуется прежде всего требованием обеспечить высокое качество содержания: без «воды», грамотное и с большой любовью к своему вузу. Конечно, такой большой объем работы быстро не проделать. Даже с учётом системной работы по сбору материала на качественную подготовку уходит месяц, иногда полтора.

— Проводили ли вы анализ аналогичных документов других вузов – российских и зарубежных?

— Мы анализировали отчёты не только коллег-вузов, но и отчётность компаний, НКО и госучреждений. В каждом из них находились аспекты, которыми можно было вдохновиться или на которых мы учились. Интересно наблюдать за подходом коллег к структуре и визуализации данных, выбору информации, достойной освещения, ну и банальному оформлению -- использованию фирменного стиля в подобного рода документах. Всегда с большим интересом изучаем отчётные документы НИУ ВШЭ.

— Какова целевая аудитория вашего отчёта?

— Наш отчет ориентирован на две ключевые аудитории: это наши партнеры, как из академической среды, так и из индустрии, и сами сотрудники Политеха. Партнеры через отчёт могут считать нашу организационную культуру, оценить опыт, надёжность. Сотрудники лучше узнают место, где они работают; может быть, начинают больше ценить Политех как работодателя. Это своего рода инструмент формирования лояльности и интеграции в жизнь университета.
Студенты, конечно, такие материалы не читают, для них рассказы о вузе приобретают другую форму: например, видеоблогов, постов в социальных сетях.

— Существуют ли темы, которые вы по тем или иным причинам пока не отражали в отчёте, но хотели бы отразить в будущем?

— Мы сейчас отражаем всё, что нам кажется интересным и важным. Набор тем, вероятно, будет меняться вместе с нашими приоритетами. Даже такие сложные темы, как финансы и система управления, стараемся отразить, потому что там происходят значимые процессы, и мы хотим информировать о них наших партнеров и коллег.
Есть желание начать рассказывать о профессиональных траекториях наших выпускников, но это и определенный вызов, поскольку такую информацию не так просто собрать.

— Какую конкретную пользу приносят и сам отчёт, и работа над ним?

— Я уже упомянула, что Политех очень большой, невозможно одному человеку уследить за всем, что в нём происходит. Работа над отчётом в этом смысле очень хорошо помогает создать системную картину, погрузиться в разные стороны деятельности. Это помогает в дальнейшей работе. К нам иногда приходят с вопросами о том, как и с кем можно реализовать ту или иную инициативу. И у нас почти всегда есть ответ: «А вот там-то и там-то уже делали нечто подобное. У такого-то есть вот такие партнеры». Очень помогает формировать новые горизонтальные связи внутри университета.
Ну и конечно, собранный системный взгляд на достижения вуза позволяет потом эффективно рассказывать партнерам о том, чего с нами можно достичь. Это всегда выигрышный PR-материал, позволяющий оценить Политех во всем его разнообразии, заглянуть в его традиции и оценить культуру, найти необходимые компетенции и возможности для своего развития, которые приведут к совместным проектам, а они, в свою очередь, попадут в отчет следующего года.