«Одна из основных целей подготовки и составления годового отчета — выявить слабые места в работе самого фонда»

Лариса Богдалова, Исполнительный директор благотворительного фонда Марины Седых

— Как давно ваш фонд готовит отчетность сверх той, что требуют официальные органы? 

— У Фонда Марины Седых это первый опыт подготовки отчетности сверхофициальной. Мы  постарались отразить в отчете наши крупные проекты, реализованные в течение календарного года, сравнительный анализ по расширению перечня благотворительных программ, анализ ежегодного увеличения бюджета исходя из потребностей оказания помощи социально незащищенным категориям населения, это, безусловно, напрямую сказывается на динамике увеличения количества благополучателей. 

— Что послужило толчком к принятию решения подготовить первый такой отчет?

— Для нас мотивацией стало отразить отчет не только в «сухих» данных, но и показать, что за каждой цифрой и формулировкой скрываются живые дела, эмоции, люди.
К тому же, на наш взгляд, участие в различных конкурсах, в том числе посвященных отчетности, расширяет границы возможностей для организаций, в особенности для НКО, что позволяет нам более масштабно планировать свою деятельность. 

— Насколько процесс подготовки ГО отработан и формализован? Есть ли постоянно работающая группа/конкретный человек, отвечающие за подготовку?

— Опыт первый – готовили коллективно, много обсуждали, дискутировали, приходили к единому мнению.
На данный момент у нас нет какого-то конкретного человека, занятого исключительно подготовкой годового отчета. Это труд нашего небольшого и дружного коллектива.

— Сколько времени уходит на составление отчета?

— Достаточно продолжительное время – тем более для нас это в первый раз. На всё : подготовку плана, анализ материалов, подготовку итоговой информации, подбор фото, верстку и т.д. – ушло две недели.

— Прибегает ли фонд сейчас или намерен прибегать в будущем к услугам профессионалов в той или иной сфере (рерайтеров, фотографов, дизайнеров, аудиторов-консультантов и т.д.) при подготовке ГО? 

— Сейчас нет. Но, возможно, будем в дальнейшем для составления отчета привлекать профессиональных специалистов.

— Существует ли в вашем фонде какой-либо официальный документ, описывающий порядок подготовки и содержание отчета?

— Как такового отдельного официального документа не существует. На данный момент схема подготовки отчетов в официальные органы выглядит следующим образом: в течение года подбиваем первичные документы, полученные от наших благополучателей, юридическое сопровождение приводит материалы в порядок.

— При подготовке качественных ГО коммерческие организации ориентируются на соответствующие международные стандарты – прежде всего GRI. На какие нормативы ориентируетесь вы при подготовке отчета? 

— Для нас это пока не актуально, так как опыт первый.

— Проводили ли вы анализ аналогичных документов других фондов – российских и зарубежных? Какие идеи коллег показались вам полезными, интересными – достойными заимствования? Можете ли вы назвать отчеты других благотворительных фондов, которые, на ваш взгляд, являются образцовыми?

— При подготовке отчета просматривали сайты таких НКО, как Российский детский фонд, Фонд «Подари жизнь», Фонд Владимира Потанина.

— Существуют ли темы, которые вы по тем или иным причинам пока не отражали в отчете, но хотели бы отразить в будущем?

— Постарались отразить в целом (без детализации) все разделы и благотворительные программы, реализуемые в рамках утвержденного перечня.

— Какую конкретную пользу приносят и сам отчет, и работа над ним? Например, получается ли в процессе работы лучше структурировать работу с любой информацией внутри фонда?

— Да, это верно, действительно в процессе создания отчета формируется структурированный подход к обработке имеющейся информации, что очень полезно как для благополучателей – пользователей сайта фонда, так и для самих наших сотрудников. Это позволяет проанализировать необходимость действующих программ , а также планировать будущее.

— Позволяет ли отчет выявить слабые места в работе самого фонда и его взаимодействии с внешним миром?

— Да, считаю это одной из основных целей подготовки и составления отчета.